Notion – что такое и чем удобен

Notion - это универсальное приложение, в котором можно делать заметки, управлять проектами, организовывать базы данных и выполнять множество других задач. Сервис позволяет адаптировать все – от личных планов до командной работы. Расскажу, как его использовать.

Что такое Notion

Несколько слов о приложении. Оно позволяет пользователям:

• создавать и организовывать контент в виде страниц;
• структурировать созданные страницы с помощью различных блоков: текста, списков, таблиц, изображений и других элементов. 

Notion имеет гибкий интерфейс, который можно настроить так, как удобно пользователю. Рабочее пространство удобно как для индивидуальных пользователей, так и для работы в команде.

Кроме приложения для гаджетов, можно использовать веб-интерфейс.

Базовая версия приложения бесплатная. Для ведения проектов с несколькими пользователями лучше купить одну из двух платных подписок с ежемесячной оплатой (приблизительно 1000 руб. в месяц). Отдельно можно оплатить помощь внутреннего нейро-ассистента.

Личное использование

В начале использования Notion нужно создать новое рабочее пространство и добавить нужное количество страниц для организации информации. 

Страницы в Notion можно создавать каждую для своих целей. На каждой странице можно добавлять нужные блоки (текст, списки, таблицы, изображения и встраиваемые элементы). Это позволяет структурировать информацию по своему усмотрению. 

Для совместной работы есть опции комментирования и совместного редактирования. Также можно интегрировать Notion с другими инструментами и сервисами для расширения функциональности и упрощения рабочего процесса.

Например, интеграция с Microsoft Teams позволяет получать уведомления и взаимодействовать с записями в Notion непосредственно из Teams, а интеграция с Google Calendar позволяет отображать события и встречи прямо в Notion.

Созданные в приложении документы можно сразу опубликовать в сети.

Сбор базы знаний и архивов

Чтобы собрать базу знаний в Notion, нужно определить цели ее создания и продумать необходимую структуру (разделы, таблицы). Навигация по базе осуществляется с главной страницы. 

Для структурирования информации, кроме таблиц, можно использовать доски Канбан, галереи и другие элементы. Если элементы используются часто, для них можно создать шаблоны или использовать библиотеку бесплатных шаблонов.

Можно создавать связи между различными таблицами базы данных, например, чтобы отслеживать количество проектов у каждого члена команды и процесс их выполнения. В ячейках таблиц можно размещать кнопки и чек-боксы.

Управление задачами и проектами

Элементы структуры (таблицы, доски Канбан и т.п.) можно использовать для эффективного управления проектами. В Notion можно визуализировать процессы с помощью графиков и диаграмм, а также использовать фильтры и сортировку. Есть инструменты для автоматизации повторяющихся задач.

Notion может заменить бумажные и электронные ежедневники с разделением задач на рабочие и личные. Описания можно разнообразить рисунками и гифками. Уведомления помогают ничего не забыть.

Чем еще может быть полезен Notion

Notion можно использовать для управления личными финансами, написания книг и сценариев, разработки курсов, вести дневник путешествий.

Приложение может стать незаменимым помощником в учебе. С его помощью можно следить за графиком выполнения домашних заданий, курсовых проектов, процессом подготовки к экзамену. Аналогичную базу данных можно применить для организации научных исследований и анализа их результатов. Каждое задание можно отметить как «выполненное», «в процессе» и т.п. Прямо в Notion можно вести конспекты занятий.

Полезно приложение и для преподавателей. Они могут создавать страницы по отдельным курсам и группам, отслеживать активность каждого студента, составлять поурочные планы, разместить расписание занятий. 

Можно создавать проекты для хобби, планировать проведение праздников, вести волонтерские и благотворительные проекты.

Таким образом, Notion объединяет множество функций в одном универсальном инструменте, что позволяет пользователям организовывать, управлять и интегрировать различные аспекты своей жизни и работы. Это идеальное решение для систематизации информации. С помощью настраиваемых шаблонов и визуальных инструментов Notion легко адаптируется под личные и профессиональные потребности, позволяя эффективно управлять проектами, отслеживать цели, вести дневники и хранить важные документы в одном месте.

Следует иметь в виду, что приложение не русифицировано. Все обучающие материалы (например, на YouTube канале) также опубликованы на английском языке. Но работая через веб-интерфейс, можно использовать встроенный переводчик.

Преимущества и недостатки Notion

Сначала пробежимся по преимуществам, а потом по недостаткам. 

• Универсальность. Он может заменить множество отдельных приложений для заметок, управления задачами и проектами. Например, Evernote, OneNote, Todoist и Asana.
• Гибкость. Пользователи могут настраивать интерфейс и структуру под свои нужды. Например, благодаря Airtable можно настраивать базы данных, а с Coda создавать интерактивные элементы.
• Интеграции. Возможность интеграции с другими популярными сервисами и инструментами. Например, Zapier, который служит для автоматизации рабочих процессов между различными приложениями.

Есть много другие преимуществ, например, это кроссплатформенность, версионность (удалили всё, потеряли - можно восстановить), и отличный поисковик.

Теперь про недостатки Notion:

• Сложность для новичков. Из-за обилия функций может потребоваться время на освоение. 
• Отсутствие официальной русификации. Интерфейс и обучающие материалы преимущественно на английском языке.
• Ограничения в бесплатной версии. Некоторые продвинутые функции доступны только в платных планах.
• Интернет. Для полноценной работы требуется стабильное подключение к сети.

Несмотря на некоторые недостатки, Notion остается мощным и популярным инструментом для организации информации и управления проектами, подходящим как для личного использования, так и для работы в команде.