Вопросы экономии и максимальной производительности оргтехники для предпринимателя

Все предприниматели хотят быть богатыми, но хотеть ещё не значит делать. Чтобы разбогатеть, нужны уникальная и востребованная продукция или услуги, что довольно сложно реализовать, особенно в больших городах. Альтернативный путь — повышение маржинальности бизнеса через грамотную экономию, рекламу, выгодное расположение офиса и прочие факторы.

Маржинальность — это финансовый показатель, отражающий долю прибыли в общей выручке предпринимателя или отдельного товара после вычета прямых (переменных) расходов. Если показать на пальцах, то маржинальность показывает, сколько копеек чистой или валовой прибыли содержится в каждом заработанном рубле.

Валовая прибыль — это выручка минус себестоимость товара или услуги, а чистая прибыль — это остаток денег после вычета абсолютно всех расходов, налогов и кредитов.

Для предпринимателя оптимизация расходов на оргтехнику и повышение её производительности — это лучший способ снизить себестоимость бизнес-процессов и избежать простоев. Во время простоя нужно платить зарплату сотрудникам, оплачивать аренду помещений, коммунальные услуги, выплачивать кредиты и нести прочие расходы.

Источник изображения: ChatGPT

Новое или бывшее в употреблении

Современные модели оргтехники не только быстрее и надёжнее, но и экономичнее. Они потребляют меньше электроэнергии (режимы энергосбережения снижают потребление до 1 Вт в режиме ожидания), имеют более низкий уровень шума и поддерживают облачные сервисы. Переход на новое оборудование может сократить время на печать документов на 30–50% и снизить расходы на обслуживание до 40%.

Но тут есть свои нюансы. Если выбирать между бюджетным новым принтером и подержанным, более быстрым и надёжным, то второй вариант может оказаться выгоднее. И тут дело не только в повышенной надёжности самой конструкции, но и в меньшей себестоимости печати одного листа.

Другой нюанс — ремонтопригодность и доступность расходных материалов. Например, запчасти для некоторой старой оргтехники уже не выпускаются. Физически она может быть мало изношена, но отремонтировать её уже невозможно. А на самую новую оргтехнику, наоборот, нет запчастей, поскольку их не успели завезти по параллельному импорту. Поэтому её нужно выбирать не слишком новую, но и не устаревшую. Оптимальный вариант — обойти несколько сервисных центров и выяснить у них стоимость (и, главное, возможность) технического обслуживания (ТО) и типового ремонта.

Также стоит учитывать остаточный ресурс оргтехники. Обычно можно посмотреть количество отпечатанных листов и загуглить, на какой объём печати данная техника рассчитана.

Остаточный ресурс оргтехники (принтеров, МФУ, копиров) можно узнать тремя основными способами: 

• реклама

  
  
  

  Через меню самого устройства. 

• В интерфейсе компьютера.

• Через веб-интерфейс (веб-страницу) аппарата.

Для большинства современных моделей самым надёжным документом является отчёт о конфигурации (Configuration Report/Status Page), где указан точный пробег в страницах.

При оценке остаточного ресурса оргтехники важны два параметра:

• Текущий пробег (Page Count/Counter). Показывает, сколько всего страниц напечатал аппарат за всю жизнь. Сравните это число с «максимальным ресурсом» данной модели из её паспорта.

• Ресурс отдельных узлов (Maintenance Kit/Drum/Fuser). В отчётах крупных МФУ износ деталей часто описан в процентах (например, Drum Life: 35% означает, что фотобарабан изношен на 65% и скоро потребует замены).

Выбор техники: ошибки на этапе покупки

Настоящая экономия начинается не в процессе эксплуатации, а ещё при выборе оборудования.

• Расчёт стоимости владения или TCO (от английского Total Cost of Ownership). Никогда не ориентируйтесь только на цену самого принтера или МФУ. Дешёвые устройства часто имеют самые дорогие расходные материалы.

• Для чёрно-белой печати документов и больших объёмов выбирайте лазерные устройства. Для цветной печати (маркетинг, презентации) выгоднее использовать струйные принтеры с СНПЧ (системой непрерывной подачи чернил) вместо классических картриджей.

• Сетевые интерфейсы (Wi-Fi/Ethernet): Одно производительное МФУ с сетевым доступом для небольшого офиса до 10 человек гораздо выгоднее и проще в обслуживании, чем персональный принтер у каждого сотрудника.

• Резервная оргтехника необходима на время ремонта основной. Она может быть б/у, с более медленной скоростью печати, но должна обязательно вовремя обслуживаться и быть в рабочем состоянии.

• Для текстовых документов оптимальное разрешение печати 600×600 dpi, если нет мелкого шрифта. Для графиков и презентаций — 1200×1200 dpi. Высокие разрешения для монохромной печати — чистый маркетинг.

МФУ или отдельные устройства

Многофункциональные устройства (МФУ) объединяют принтер, сканер и копир в одном корпусе. Это экономит место и упрощает документооборот. Оптимально для малых и средних офисов. Если же требуется высокая производительность (например, сканирование и печать объёмной документации или договоров), то можно рассмотреть отдельные устройства. Также обратите внимание на наличие автоподатчика документов (ADF), ускоряющего сканирование многостраничных документов.

Когда пора менять оргтехнику

У оргтехники есть стоимость владения, которая резко повышается при частых поломках и дорогостоящем ремонте. 

Несовместимость с новыми операционными системами или другим программным обеспечением (ПО). Например, некоторые модели принтеров не имеют драйверов для Windows 11, что затрудняет их использование (если нет Windows 10, которая уже не поддерживается разработчиками). 

Если оргтехника не поддерживает современные стандарты связи (Wi-Fi, Ethernet, NFC), это может ограничивать возможности удалённой печати.

Стратегии радикальной экономии на печати

Печать документов часто является одной из наиболее затратных статей расходов. Рассмотрим способы экономии:

• Аутсорсинг печати. Вместо покупки техники и картриджей предприниматель её арендует и платит строго за количество отпечатанных страниц. Обслуживание, ремонт и замена картриджа или тонера осуществляются подрядчиком.

• Картриджи-дубликаты (совместимые). Использование качественных совместимых картриджей сторонних брендов (NV Print, Sakura, Cactus) снижает затраты на расходные материалы в 3–5 раз по сравнению с оригиналами. Но может лишить гарантии.

• Заправка вместо покупки. Качественные лазерные картриджи можно заправлять 2–3 раза, после чего требуется восстановление (замена фотобарабана), что всё равно в разы дешевле нового картриджа. Но это также может лишить гарантии.

Важный момент! Если оргтехника сдаётся в ремонт по гарантии, то она должна содержать оригинальный картридж без следов заправки. Иначе в гарантийном ремонте могут отказать, и ремонт будет платным.

Настройка программной экономии и производительности

Оптимизация процессов на уровне ПО позволяет сберечь до 20% бюджета.

• Принудительный двусторонний режим (Duplex). Настройте в офисной сети печать по умолчанию на обеих сторонах листа. Это сократит расходы на бумагу.

• Режим экономии тонера. Для внутренних документов (черновиков, накладных, актов) можно в настройках принтера выставить экономный режим печати. Это снижает расход тонера.

• Скрининг и аудит (Print Server). Есть ПО для контроля печати, позволяющее мониторить, кто из сотрудников печатает больше всех и не используются ли ресурсы офиса в личных целях (рефератов и курсовых для детей).

Важный момент! Неисправный картридж может давать более блёклую печать, и тогда режим экономии тонера нужно отключить, иначе текст будет нечитаем.

Повышение производительности и надёжности

Простои из-за поломки техники стоят дороже, чем покупка нового картриджа.

• Регулярное ТО. Пыль от бумаги и остатки тонера забивают ролики захвата и датчики. Профилактическая чистка раз в полгода предотвратит замятие бумаги и продлит жизнь устройству.

• Качественная бумага. Использование самой дешёвой бумаги приводит к быстрому износу ресурсных деталей (термоблока/печки) и постоянным застреваниям листов.

• Электронный документооборот (ЭДО). Самый эффективный способ сэкономить на оргтехнике — минимизировать её использование. Переход на ЭДО и обмен документами с контрагентами через операторов (Диадок, СБИС) убирает необходимость в печати, архивации и отправке бумажных писем.

Мотивация сотрудников

Это один из ключевых моментов, и у него тоже есть свои нюансы. Сейчас есть мотивация премиями, путёвками в отпуск, оплатой обучения языкам, абонементом в спортзал и т.д.

На мой взгляд, самые полезные поощрения: премии и дополнительные выходные, которые можно добавить к майским или новогодним праздникам для поездки за границу или к дальним родственникам.

Путёвки в отпуск работник в состоянии купить сам, языковые курсы сейчас в интернете на любой вкус есть, но не все они одинаково полезны. Абонемент в спортзал среди них наиболее ценен, особенно если это персональные тренировки с тренером (наиболее дорогие после годового абонемента), но не все спортзалы могут предоставить чек или счёт об оплате (сам с этим уже сталкивался).

Проще поощрять само занятие спортом, например, если сотрудник принесёт закончившийся абонемент. Сам уже семнадцатый год занимаюсь спортом и общаюсь со многими спортсменами-любителями. И могу сказать, что в тонусе они себя держат гораздо дольше, чем неспортсмены, а работают при этом намного результативней. Спортсмены реже болеют, а к концу трудового дня их производительность падает не так резко, как у неспортивных коллег.

Источник изображения: ChatGPT

Если есть возможность, то выясните у сотрудников, где они покупают спортивную экипировку, и вы можете оптом закупать бонусные карты того магазина. Обычно у спортивных родителей дети тоже занимаются спортом, поэтому такое премирование они оценят.

Отдельно стоит сказать про премии. Сам сталкивался, когда сотрудник отдела продаж продаёт на большую сумму, но премию ему сильно урезают при этом под предлогом того, что «слишком жирно». Это неверный подход, поскольку тогда каждый контракт дробится на более мелкие, чтобы получать ежемесячный стабильный доход. Для недалёкого руководителя это выливается в дополнительный расход бумаги, время на оформление целой кучи лишних по сути документов. Плюс на большой заказ работодателю дешевле будет закупить оптом расходные материалы, чем тот же самый объём приобретать маленькими партиями.

Поэтому, если не хотите, чтобы сотрудники вас обманывали, поощряйте их честность и самоотдачу. А обман и выгадывание лишней копейки из премии сотрудника приведут лишь к большим расходам его времени и ваших денег, а в дальнейшем простимулируют его увольнение.

Не все категории населения могут выделить бюджет на оплату ваших услуг по полному прайсу. Поэтому разрешайте вашим сотрудникам арендовать у вас рабочий инструмент для подработок (с учётом амортизации и минимальной прибыли). Так вы получите лояльного клиента, который со временем может стать постоянным, и получите небольшую прибыль вместо простоя. Есть, конечно, возможность злоупотреблений со стороны работников, но это уже совсем другая история.

Выбор рабочей мебели

От мебели зависит не только удобство работников, но и их утомляемость, а значит, и производительность труда. Если ваши сотрудники заканчивают рабочий день с больной спиной или гудящими ногами, то никакая мотивация им не поможет.

Из последних трендов могу назвать компьютерные столы с регулируемой высотой. Да, они стоят относительно дорого, но при этом позволяют как настроить рабочее место под рост сотрудника, так и работать стоя, если долго сидеть становится сложно.

Аналогичная ситуация с удобными офисными креслами. Есть очень дорогие модели с множеством регулировок, в которых спина буквально отдыхает. Если у вас ценные специалисты, то стоит им самим доверить выбрать себе стол и офисное кресло, с возможностью их выкупа через определённый промежуток времени (в зависимости от зарплаты работника и стоимости мебели). Действительно хорошая мебель служит годами и легче ремонтируется, поэтому работодатель за небольшую доплату получает увеличение производительности и лояльность сотрудника.

Выбор средств труда

Не стоит экономить на рабочих инструментах. Если сотрудники их подворовывают, то выгоднее найти более честных работников, которым можно доверить дорогой инструмент. Всё дело в том, что качественная продукция редко производится китайским ширпотребом. А для ускорения окупаемости инструмента можно разрешить сотрудникам брать подработки на стороне, но с проведением их через кассу (со скидкой для клиента) и премией исполнителю, который этого клиента привёл.

Почти в любом бизнесе есть пиковые нагрузки и рабочий инструмент, к которому относятся мыши, клавиатуры, принтеры и прочая оргтехника и сетевое оборудование должен быть рассчитаны именно на эту нагрузки плюс небольшой запас. Сам часто наблюдаю ситуации, когда стихийно образуется очередь, и часть потенциальных клиентов не дожидаются своей очереди и уходят к вашим конкурентам. Причём если сам потенциальный клиент часто готов подождать, то у него есть маленькие капризные дети или другие нетерпеливые родственники или друзья, которые начинают ему названивать и торопить.

Поэтому, проявляя экономию на пиковых нагрузках, вы не просто теряете прибыль, а передаёте уже «горячих» потенциальных клиентов своим конкурентам. При этом вы тратили деньги на рекламу, на созвоны и предварительные договорённости, а после неудачной экономии деньги получает ваш конкурент.

Выбор рабочей экипировки

Сюда входят одежда, обувь, головные уборы,  различные пояса и фартуки. Они бывают разной стоимости, и их лучше тоже выбирать вместе с сотрудниками, если они уже опытные в своём деле. Одежда не должна натирать и сковывать движения, это скажется на утомлении, мозолях и снижении результативности труда. Также рабочая одежда должна быть износостойкой, легко отстирываться и не терять свой товарный вид после нескольких стирок. Чтобы потенциальные клиенты не путали ваших сотрудников с алкоголиками, которые одеваются во что попало и трудятся за алкоголь с закуской.

Можно предоставить работникам выбор по аналогии с мебелью. Есть бюджет на такую экипировку, но можно доплатить за более качественную, которую вам можно будет через 1-2-3 года забрать домой. Действительно качественная экипировка при бережном обращении может служить 5-7 лет и дольше. Поэтому работодатель получает увеличение производительности труда, меньшую утомляемость сотрудников и повышение их лояльности.

Сейчас же многие закупают что подешевле, через 1-2 года это списывают, поскольку что-то порвалось, а другое полностью изменило свою расцветку. И всё равно сотрудники самое целое будут уносить домой для работы на даче или в гараже. А весь срок службы такой экипировки от неё будет минимальная отдача. Если не согласны, то попробуйте ударно поработать, когда воротник и рукава натирают, а штанины сковывают движения.

Ещё больше интересных статей читайте в блоге «Подводные камни техномира» (ссылка кликабельна).

Мой блог помощи предпринимателям «Очень просто о самом сложном» (ссылка кликабельна).